طراحی اتوماسیون اداری تحت وب

خودکارسازی(اتوماسیون) اداری

امروز اکثر سازمانها از اتوماسیون اداری بعنوان یک ابزار مفید در جهت کاهش هزینه ها و افزایش نظم و بهره وری سازمان خود استفاده می کنند. اتوماسیون اداری تحت وب وابستگی به موقعیت مکانی کاربر ندارد. و کاربر در هر زمان و هر مکان می تواند از طریق اینترنت به اطلاعات سازمان دسترسی پیدا کند. برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب کافی است از یکی از بروزرها مانند IE، FireFox ، chrom و ... استفاده کنید. در اتوماسیون اداری گردش مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی به آسانی امکان پذیر می گردد. حتی سازمان هایی که دارای چندین شعبه و پراکندگی جغرافیایی بالایی هستند میتوانند با این نرم افزار بسیاری از چالش هایی که در سیستم های سنتی وجود دارد را بر طرف نمایند در اتوماسیون اداری تحت وب هر کاربر دارای یک کارتابل شخصی است که در آن می تواند نامه های وارده خود را رویت نماید و پاسخ نامه اداری را برای سایر کاربران ارسال نماید و سوابق نامه ها و مکاتبات قبلی خود را آرشیو الکترونیک کند. در هر نامه امکان قرار دادن یادآوری نامه، ستاره دار کردن نامه ، گردش کار (work flow) یک نامه وجود دارد. هر نامه قابلیت امضا الکترونیکی دارد و به آسانی میتواند یک نامه را برای دیگران ارجاع داد هر شخص می تواند نامه های خود را بر اساس سلیقه سازمان یا مطابق نیاز خودش دسته بندی نماید و فرایند کارها را خودکار مدیریت می کند بدین صورت نظم کارهای شخصی و آرشیو نامه ها در سازمان بهبود قابل توجه خواهد یافت. یکی از ویژگیهای برجسته اتوماسیون اداری رایا راحتی کاربری آن و سرعت بارگزاری صفحات آن در محیط وب است. بطوریکه کاربر مبتدی نیز میتوانند به آسانی با آن ارتباط برقرار کنند و بدون آموزش از آن استفاده نمایند. سرعت این نرم افزار در حجم کاربر بالا مثال زدنی است سیستم اتوماسیون اداری رایا از امنیت و کیفیت بسیار بالایی برخوردار است بطوری که کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب میتوانند با خیالی آسوده نامه های خود تحت بستر شبکه امن با پروتکل SSL ارسال و دریافت کنند اتوماسیون اداری رایا دو استاندارد امنیت و کیفیت را اخذ کرده است که نقطه تمایز این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مشابه می باشد در تست کیفیت مسایل مهمی چون تست بار، فشار ، حجم ، سرعت ، میزان استفاده از منابع سخت افزاری و بیش از 200 نوع تست نرم افزاری دیگر روی نرم افزار انجام شده است در تست امنیت نیز مسایلی مانند تست نفوذ ، استرس و نفوذ از طریق انجکشن و صدها نوع تست دیگر امنیتی انجام شده است که خوشبختانه سیستم اتوماسیون اداری رایا پس از چندین بار تست توانست رتبه A امنیت و کیفیت را از مرکز تحقیقات انفورماتیک ایران دریافت کند ضمنا جهت امنیت شبکه از پروتکل امن HTTPS استفاده می گردددر اتوماسیون اداری رایا امکان پیش نویس نامه و دسته بندی نامه وجود دارد و هرکاربر دارای یک میز کار هوشمند شخصی جهت سرعت دهی دسترسی به فرم ها در نظر گرفته شده است.اتوماسیون اداری دارای انواع گزارشات از انواع مکاتبات اداری و گردش کارها است و کاربر می تواند نامه های وارده و نامه های صادر شده را به آسانی ثبت و گزارش گیری نماید. علاوه بر گزارشات استاتیک، کاربر می تواند با ابزار گزارش ساز پویا، گزارشات آماری، نموداری، لیستی و جدولی را با سلیقه خود ایجاد نماید. با سیستم اتوماسیون اداری پافکو کاربر می تواند مکاتبات اداره و مدیریت گردش کار و مدیریت زمان و جلسات، مدیریت فایلها، مدیریت دفتر تلفن سازمان را بصورت یکپارچه داشته باشد. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با تمام قابلیت هایی که دارد امکان Notification را برای کاربر همانند موبایل نمی تواند فراهم کند.

قابلیت های مهم سیستم مدیریت اسناد رایا:

  • تعریف چندین دبیرخانه و شماره گذاری خودکار نامه ها و امکان اضافه کردن پوشه، اسناد وارده و اسناد صادره در هر دبیرخانه
  • ثبت مشخصات نامه های وارده و صادره شامل: شماره و تاریخ نامه، نام دبیرخانه، ماهیت، امنیت، اولیت، مهلت، مسئول و افراد مطلع با امکان ویرایش هر یک از فیلدها
  • چاپ اسناد صادره
  • پیوست هر نوع فایل به نامه (اسناد وارده یا صادره)
  • ذخیره و بازیابی فایل های نامه
  • تعیین دسترسی در سطح پوشه ها و فایل ها
  • ایجاد کارتابل برای هر شخص
  • بهره گیری از تنظیمات هوشمند مانند امضاء، قفل و ...
  • دانلود فایل ها و پوشه ها
  • درج خودکار تیک خواندن سند به محض کلیک روی آن
  • ارسال اسناد موجود در سیستم اتوماسیون اداری به وسیله پست الکترونیک به سیستم دیگر به طور مستقیم و تفسیر آن به زبان سیستم مقصد
1
logo-samandehi
بارگذاری...